Depuis de nombreuses années, les entreprises et les administrations ont recours à l'usage d'un répondeur automatique. Cet appareil révolutionnaire présente des avantages indéniables qui vont bien plus loin que le simple fait de recevoir des messages et d'apporter une réponse automatique aux personnes à l'autre bout du fil. Découvrez dans cet article comment utiliser votre répondeur automatique à bon escient.
Comment mettre un répondeur automatique ?
Pour mettre en place un répondeur automatique, il va être nécessaire de le brancher à une prise électrique et de le raccorder à la ligne téléphonique sur laquelle vous souhaitez l'installer. À ce stade, deux solutions émergent :
- Soit le répondeur est intégré au téléphone.
- Soit le répondeur est indépendant du téléphone.
Une fois les différents raccordements effectués, il ne vous reste plus qu'à enregistrer votre message qui sera destiné aux personnes qui vous contactent et qui se déclenchera lorsque vous ou votre personnel ne sera pas en mesure de répondre.
NB : Le répondeur automatique peut également être installé sur une messagerie mail afin de générer une reponse automatique mail absence, indisponibilité ou encore un message à l'attention des clients ou des collaborateurs de l'entreprise.
Quels sont les différents types de répondeur ?
Il existe de nombreuses sortes de répondeurs qui vont pouvoir être installés en différents lieux et structures. C'est ainsi que nous allons trouver :
- Des répondeurs pour des locaux d'entreprise.
- Des répondeurs pour des téléphones professionnels individuels.
- Des répondeurs pour des ordinateurs.
- Des répondeurs pour des entreprises, des collectivités ou des services administratifs.
- Des répondeurs intégrés aux téléphones.
- Des répondeurs séparés des téléphones.
- Les répondeurs automatiques pour boîte de messagerie mails.
- Etc.
Pourquoi le répondeur automatique est important pour une entreprise ?
Aujourd'hui, quand on travaille dans un bureau, on est amené à effectuer diverses tâches qui ne nous permettent pas toujours de répondre au téléphone. Parfois, on est aussi en déplacement professionnel et absent du bureau. Aussi, pour rester au contact de ses collaborateurs ou de ses clients, le répondeur est-il un allié précieux. Outre sa fonction première qui est de proposer une reponse automatique, il offre un grand nombre d'avantages :
Le répondeur permet d'optimiser l'appel
Posséder des répondeurs automatiques est aujourd'hui une nécessité pour toute entité qui souhaite optimiser l'appel d'un client ou d'un administré qui cherche à joindre un interlocuteur et qui ne peut le faire, car le bureau est fermé ou parce que la ligne est occupée. En effet, un interlocuteur en attente est frustré et plutôt que de le voir raccrocher en ressentant de l'aversion et du mécontentement, le répondeur peut être utilisé pour répondre à la demande de l'appelant en le faisant patienter grâce à un message vocal qui lui explique les raisons de cette absence.
Le répondeur permet de personnaliser un message
Chaque entreprise est différente et possède une clientèle qui lui est particulière. Ainsi, les réponses à apporter aux attentes des clients, doivent-elles être ciblées. Lorsqu'un client souhaite, par exemple, vous joindre en période de fêtes et que votre bureau est fermé, il peut être envisageable de lui adresser vos vœux tout en lui distillant l'information. Une proposition de laisser un message ou de rappeler quand le bureau sera à nouveau ouvert peut lui être subtilement suggérée.
Lorsque l'appelant souhaite contacter un service particulier et que la ligne est occupée, le temps d'attente peut être l'occasion de diffuser des réponses automatiques qui inciteront l'appelant à presser une touche de son téléphone pour entrer en contact avec le service approprié tout en écourtant son temps d'appel.
Les messages personnalisés peuvent aussi offrir l'opportunité d'utiliser le temps d'attente pour distraire l'appelant avec un message vocal original ou le relaxer avec une musique apaisante. Il aura ainsi la sensation que sa durée d'attente est moins longue et elle lui paraitra plus agréable.
Les messages personnalisés des répondeurs automatiques sont, par ailleurs des outils de communication exceptionnels. En effet, un message d'attente ou d'absence permet d'orienter le consommateur en lui soumettant une proposition sur des formations, des promotions, des évènements à venir.
Le répondeur permet de donner une bonne image de l'entreprise
Les répondeurs automatiques vont bien au-delà des simples outils destinés à améliorer le temps d'attente ou à orienter les candidats, les administrés, les patients ou les clients. Les répondeurs automatiques permettent de donner une image positive de l'entreprise à condition que les réponses soient adaptées aux besoins des personnes qui appellent.
Posséder une bonne image et répondre aux attentes des clients renforce la crédibilité de l'entreprise et fait d'elle une société de premier ordre que ces derniers ont plaisir à contacter en sachant que les messageries automatiques leur apporteront des réponses fiables et dignes de confiance. Posséder une bonne image permet de se démarquer de la concurrence en apportant une réponse de qualité différente de la simple messagerie automatique par mails que d'aucuns peuvent juger pour le moins impersonnelle et peu conviviale.
