Transformation numérique et budget entreprise : est-ce un frein ?
La transformation numérique des entreprises a un coût financier qui impacte leur budget mais, on ne peut pas affirmer pour autant que ce soit un frein. D'autres paramètres peuvent expliquer cette défiance envers le passage à la numérisation comme :
- Un manque d'engagement de la part des dirigeants.
- Un changement perçu comme étant complexe.
- Un manque de compétences internes.
- Un manque de budget disponible pour l'entreprise.
Budget entreprise pour la digitalisation : quelles sont les aides ?
La digitalisation des entreprises demande des efforts financiers pour être mise en place. Afin d'accompagner cette transition, l'Europe a octroyé des aides au pays de l'union européenne. En contrepartie, les États membres se sont engagés à aider les entreprises dans leurs dépenses consacrées à ce projet. En France, des aides financières variables peuvent être accordées par l'État et dans les régions. Un organisme comme France Num garantit pour partie les prêts souscrits auprès des banques partenaires afin d'aider les TPE et PME à passer au numérique.
La dématérialisation à l'usage de l'entreprise au quotidien
Aujourd'hui, la dématérialisation des documents est partout. Au sein des entreprises, elle permet de gérer plusieurs domaines comme en témoignent les exemples suivants :
La digitalisation pour la gestion de la comptabilité
La gestion quotidienne et le business de l'entreprise concernant la finance et le domaine comptable est facilitée par la numérisation. Il est possible d'accéder au budget prévisionnel de l'entreprise en quelques secondes.
La digitalisation permet la dématérialisation des factures. Le service comptabilité peut à tout moment avoir un suivi en temps réel des facturations clients ou des facturations fournisseurs. Les échanges sont améliorés puisqu'en cas de besoin, il est simple de retrouver une facture et la renvoyer par voie électronique.
Concernant les litiges en cours, il en est de même. Le service comptabilité de la société peut suivre un dossier en rapport avec un fournisseur ou un client. Il lui est possible de savoir quels courriers ont été envoyés et à quelles dates sans devoir rechercher dans des boîtes d'archives.
Enfin, la digitalisation permet à la société d'effectuer la comptabilité au quotidien pour un suivi régulier du chiffre d'affaires, des dépenses et des recettes. L'accès aux tableaux de bord permet de définir un budget prévisionnel adapté aux coûts variables.
La digitalisation pour la gestion des informations
La digitalisation permet la dématérialisation des documents. Les informations peuvent désormais circuler de manière plus rapide entre les services et vers les clients. En utilisant une messagerie, un document peut être envoyé à une personne immédiatement pour qu'il soit traité sans délai. Le partage de l'information est optimisé.
Le partage de l'information permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur un même document en même temps. Ils peuvent se succéder sans pour autant devoir attendre que le document papier passe de mains en mains.
L'information devient accessible sur tous les supports numériques, quel que soit le lieu de consultation. La dématérialisation des documents favorise le travail à domicile et le travail mobile.
La dématérialisation des documents facilite le stockage de l'information.
La digitalisation pour la gestion des ressources humaines
La digitalisation permet la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Les collaborateurs disposent de leurs fiches de paie immédiatement et peuvent y avoir accès de n'importe quel support informatique. Leurs bulletins de paie sont sécurisés, car ils sont envoyés dans un coffre-fort numérique personnel. En cas de litige avec le service des ressources humaines, les éléments de paie peuvent être fournis instantanément.
Pour l'équipe RH, cela permet de répondre aux demandes des collaborateurs rapidement et d'avoir des éléments de suivi à disposition.
Le temps de traitement des fiches de paie est beaucoup plus rapide que par le passé et le stockage numérique permet un gain de place ainsi qu'un gain économique.
Grâce à une meilleure organisation des services des ressources humaines, le personnel RH peut se consacrer à d'autres tâches comme le suivi individuel ou collectif des salariés. Ce suivi permet de définir les besoins en formation, de connaître les axes d'amélioration d'un salarié ou de faire un bilan sur la stratégie de la société concernant les ressources humaines.
Quels sont les apports de la numérisation sur le budget d'entreprise ?
De nos jours, la numérisation représente un atout essentiel pour le développement du business et l'analyse des coûts de fonctionnement d'une entreprise. Certaines sociétés en sont conscientes, d'autres pas encore. En effet, en se dotant d'un outil CRM (Custumer Relationship Management), une entreprise a la possibilité de mettre en place une gestion financière, d'analyser son budget, ses recettes et ses dépenses pour évaluer sa rentabilité. Cette possibilité, l'entreprise la doit à l'outil numérique (CRM) qui lui permet une analyse approfondie des données en temps réel. L'entreprise peut dès lors savoir quelle est sa situation économique actuelle.
Fort de ce constat, une société peut établir un business plan (ou budget prévisionnel) et définir ses besoins de financement à la semaine, au mois ou à l'année. Elle peut connaître l'état de sa trésorerie et orienter son projet d'entreprise en tenant compte des coûts financiers qui sont nécessaires à son fonctionnement. En cela, la numérisation est un outil primordial dans l'élaboration du budget prévisionnel d'une entreprise, car elle peut se fier à une source comptable extrêmement précise. Plus rien n'est laissé au hasard et l'entreprise connaît tous ses coûts d'exploitation dans le détail.
La dématérialisation aide à savoir comment établir un budget entreprise solide grâce à une gestion comptable et financière efficace. Une entreprise peut agir directement sur son flux de trésorerie. Les dépenses sont mieux réparties et le pilotage du budget est plus en adéquation avec la réalité. Un des objectifs principaux de l'entreprise est de conserver suffisamment de fonds de trésorerie pour que la société fonctionne sans se mettre en danger. Ce fond de trésorerie va servir à régler les dépenses courantes. Pour l'entreprise, cela devient bénéfique puisqu'elle peut mieux s'organiser. Elle peut établir un budget prévisionnel soit pour optimiser ses dépenses, soit pour développer ses affaires en fonction de la trésorerie dont elle dispose.
La trésorerie disponible peut être dispatchée dans les services qui en ont le plus besoin comme le marketing, les équipes techniques ou les équipes commerciales. Le plan budgétaire peut prévoir de développer la relation client ou encore d'améliorer les infrastructures.
Le but d'un logiciel suivi budget entreprise va être de développer les ventes et de générer du chiffre d'affaires pour l'entreprise grâce à une gestion optimisée des dépenses et des recettes. Ces coûts maîtrisés découlent du budget prévisionnel mis en place.
Qui contacter pour mettre en place la digitalisation ?
Afin de mettre en place la digitalisation, nous vous recommandons de contacter une société qui possède une solide expérience et qui offre des services de premier ordre. Nous savons l'importance de la mise en place d'un budget consacré au développement numérique pour accroître des parts de marché, renforcer son activité ou encore améliorer ses outils de fonctionnement. C'est pourquoi, nous recommandons vivement un prestataire capable de vous accompagner dans ce projet pour que votre business plan corresponde à vos besoins.
> L'importance de trouver une solution software adaptée pour votre entreprise > En quoi consiste la transformation numérique ? > Quel budget d'entreprise prévoir pour le passage à la digitalisation ?
