La conversion de vos documents physiques en documents numériques facilite leur envoi, leur stockage et leur récupération. Cependant, pour une numérisation aussi simple que possible, vous avez besoin d'un appareil adapté, plus précisément d'une imprimante. Celle-ci, en plus d'assurer sa fonction d'impression, doit être aussi en mesure de scanner un document physique pour le numériser. Si vous vous demandez comment scanner un document d'une imprimante à un ordinateur, ce guide est là pour vous fournir les étapes spécifiques à suivre.
Imprimante et scanner : leur fonction
Une installation informatique, au sein d'une entreprise, passe par une imprimante et un scanner. Ces outils de travail sont des solutions d'impression et de numérisation de documents.
Deux appareils qui peuvent être dissociés, avec par exemple le scanner portable, qui est dédié à scanner un seul document en PDF, par système Windows. De même qu'une imprimante peut avoir un rôle de produire des imprimés uniquement.
La plupart des entreprises choisissent d'investir dans un appareil qui réunit l'impression et la fonction de numérisation de documents, pour des raisons pratiques et économiques. Choisir de concentrer ces actions en une seule imprimante permet un service impression optimisé.
Ainsi, une entreprise peut se tourner vers une imprimante multifonction de qualité qui intègre plusieurs fonctionnalités dans un seul appareil pour plus de confort. Cet appareil permet de numériser une image ou un document et de l'imprimer. Vous gagnez ainsi du temps, car vous auriez dû vous déplacer jusqu'à deux appareils différents. L'environnement d'impression est également plus facile à contrôler, puisque toutes les activités d'impression se déroulent sur un seul réseau. Ce qui améliore la sécurité en empêchant les impressions des documents personnels par les employés et en protégeant les informations confidentielles. La sélection d'une imprimante peut donc aussi se faire suivant sa performance de scannage pour garantir la vitesse et un résultat irréprochable de la numérisation.
Pourquoi scanner un document ?
Scanner des documents s'inscrit dans une démarche complémentaire à l'impression numérique d'une entreprise. Les documents d'entreprise sont parfois voués à l'impression seule et de plus en plus souvent à la numérisation en PDF. Le choix de numériser un document papier, permet une meilleure visibilité des informations et un stockage sécurisé de toutes les données.
La gestion d'entreprise tend de plus en plus vers la numérisation des documents. L'action de numériser un document papier, en version numérique, a pour but d'améliorer la circulation des informations entre les services. La numérisation assure un archivage digital, en complément ou en remplacement des impressions physiques. Scanner un document permet ensuite de le conserver dans un système d'exploitation, comme Windows, accessible à l'ensemble des utilisateurs ou en accès restreint selon la configuration.
Numériser des documents évite aussi la perte de données. Un papier s'égare plus facilement qu'un document numérisé. La numérisation, dans certains secteurs, est indispensable au bon déroulement du travail. C'est le cas pour les services administratifs qui ont besoin de joindre un document numérisé dans les applications qu'elles utilisent.
Dans ce cas, l'utilisation d'un scanner portable est appropriée pour la praticité, le gain de temps et d'argent. Le prix d'un scanner portable est moins élevé qu'une imprimante avec scan intégré. Dans d'autres circonstances, le scan de masse est nécessaire. Le type de scanner doit alors s'adapter aux besoins quotidiens de l'entreprise.
Quel scanner choisir pour son entreprise ?
Une entreprise, dans son projet d'équipement informatique, doit faire des choix quant à l'imprimante et au scanner qu'elle souhaite installer. Le choix des dirigeants s'oriente de plus en plus vers des appareils qui combinent les deux solutions pour la gestion des documents via Windows.
La décision d'investir dans une imprimante avec scanner intégré, permet de réaliser des économies en évitant la double dépense. L'achat de la meilleure imprimante multifonction entraîne un coût de départ plus important, mais s'avère très vite rentable dans un avenir proche.
La sélection de ce type d'imprimante se fait en fonction de plusieurs critères : la capacité d'impression et la performance de scan. Un scanner informatique de qualité doit respecter certaines règles :
- Le résultat d'un document scanné doit être irréprochable. Pour cela, on tient compte de la résolution du scanner qui est définie en ppp, qui signifie : points par pouces.
- Le ppm, qui se traduit par pages par minute, signifie la vitesse de scan. Plus le ppm est élevé, plus le scanner est capable de numériser des pages par minute.
- Une entreprise doit déterminer quel genre de documents elle est amenée à vouloir scanner dans le travail quotidien, car certains modèles de scanner n'acceptent pas les formats type A3.
Le scanner d'une imprimante multifonction entre généralement dans la gamme des scanners à chargeur. C'est-à-dire qu'il peut tolérer de grands volumes de documents destinés au scan PDF. A contrario d'un scanner à plat qui permet de numériser un document à la fois. C'est le cas du scanner portable qui est destiné à la numérisation de documents A4.
L'avantage de l'imprimante multifonction est d'avoir les deux types de scanner intégrés, qui doivent être configurés au préalable. Un service que propose de nombreux prestataires spécialisés dans leur solution imprimerie, au même titre que l'imprimerie offset ou l'impression numérique.
Comment configurer une imprimante pour scanner un document ?
Optez pour un spécialiste en service impression, garantissant des offres clé en main à l'achat de vos équipements informatiques. Des partenariats avec les marques de constructeurs lui permettent de proposer les meilleurs modèles du marché à un prix compétitif.
Un prestataire expérimenté vous accompagne dans votre projet d'installation d'imprimantes et de scanners, et assure le suivi de vos matériels au niveau de la maintenance. En outre, il prend en charge la configuration de l'impression de documents et la configuration de vos scanners :
- Installation des pilotes d'impression HP ou Canon.
- Configuration des périphériques sur systèmes d'exploitation (Windows et autres systèmes). La configuration peut être effectuée en réseau.
- Sauvegarde sur cloud ou autres serveurs d'hébergement, sous le format PDF.
Comment scanner un document de l'imprimante vers un ordinateur ?
Avant toute chose, assurez-vous que votre imprimante peut scanner en consultant sa documentation ou en effectuant une recherche en ligne sur son modèle. Après cela, voici les étapes à suivre pour scanner un document vers un ordinateur :
- La préparation du document : en préparant correctement le document, vous améliorez sa clarté et vous vous assurez que votre numérisation est bien réalisée. Pour numériser une page, soulevez le capot du scanner et disposez le document face vers le bas sur la vitre de l'imprimante. Vous pouvez également charger la feuille dans le chargeur de documents si votre appareil en est équipé. Assurez-vous aussi que le document à numériser n'est pas froissé, plié, déchiré ou agrafé.
- La configuration du scanner : lancez la numérisation en appuyant sur le bouton « numériser » et procédez à la configuration de l'appareil. Tout d'abord, choisissez entre la numérisation en noir et blanc ou en couleur. Ensuite, vous devez spécifier la résolution en DPI/PPP (points par pouce). Des valeurs DPI plus élevées permettent d'obtenir des numérisations de meilleure qualité, mais entraînent des fichiers plus volumineux. Enfin, enregistrez le document numérisé dans le format de votre choix (PDF, JPEG ou TIFF).
- L'utilisation des logiciels appropriés : assurez-vous que les pilotes d'imprimante sont installés et parfaitement à jour. Vous pouvez les trouver sur le site web du fabricant ou de la marque de l'imprimante. Sur Windows servez-vous de l'application Windows Scan. Sur MAC servez-vous d'Image Capture ou d'un logiciel de numérisation spécifique à l'imprimante (par exemple, HP Smart, Canon IJ Scan Utility). Les utilisateurs de ChromeOS (Chromebook) peuvent quant à eux se tourner vers l'application ChromeOS Scan (accessible depuis le lanceur).
Dans la plupart des cas, le document numérisé sera enregistré sur votre ordinateur une fois la numérisation terminée. Sélectionnez l'emplacement d'enregistrement du fichier et attribuez-lui un nom approprié pour pouvoir y accéder facilement à l'avenir.
Installation et optimisation de la fonction scanner
La connexion d'un scanner à un PC peut varier selon le fabricant ainsi que le modèle. Bien qu'il existe un large choix de scanners sur le marché, la procédure d'installation peut être similaire. Aussi, il peut être parfois nécessaire d'optimiser les scans réalisés pour les rendre légers et éviter qu'ils occupent trop d'espace.
Installation de la fonction scanner sur différents appareils
Pour commencer, connectez le scanner à l'ordinateur. Il s'agit généralement d'une connexion par câble USB ou via Bluetooth. Windows détectera immédiatement par le biais de Windows Scan le périphérique connecté et lancera l'installation des pilotes de base disponibles via cette connexion. Cela permet habituellement d'accéder instantanément aux fonctions de base du scanner. D'un autre côté, après avoir connecté le scanner à votre Mac, vous pouvez utiliser le logiciel Image Capture pour accéder à ses fonctions. Mais avant cela, cliquez sur l'icône « Apple » dans la barre de menu en haut à gauche du bureau. Ensuite, dans l'onglet « Configurer un scanner », installez et mettez à jour les pilotes du scanner.
Optimisation des scans
Il est souvent recommandé de numériser les documents en couleur ou en noir et blanc à 150 ppp, puis de les enregistrer au format PDF. Ceci facilite notamment la numérisation de documents de plusieurs pages et leur enregistrement dans un format PDF unique. En outre, la numérisation de documents avec une qualité supérieure à 150 ppp peut entraîner une taille de fichier supérieure à 25 Mo. Pour éviter des fichiers volumineux et des temps de téléchargement inutilement longs, utilisez les paramètres de numérisation les moins élevés. Pour une numérisation optimale, les images doivent aussi être numérisées à 150 ppp et doivent être enregistrées au format JPEG. De cette façon, vous préservez la qualité des images numérisées tout en réduisant leur taille.
Confiez vos besoins en impression et copie à un professionnel du secteur
L'évolution des technologies a vu apparaître depuis des années du matériel multifonction permettant d'imprimer et de scanner des documents à partir de la même imprimante. Les prestataires de qualité ont pour volonté de nouer des liens forts avec des partenaires industriels, leur permettant ainsi de proposer à l'ensemble des TPE PME du matériel habituellement réservé à de grands groupes. Leurs équipes sont à l'écoute de vos besoins et vous proposent du matériel cohérent.
L'ensemble des entreprises entrent dans un processus de digitalisation afin de répondre aux enjeux de la société d'aujourd'hui : dématérialisation, plus de performance et plus de réactivité. Le fait de scanner un document permet de sauvegarder de l'information, la dématérialiser et de la mettre à disposition d'un grand nombre de collaborateurs via un espace de stockage.
> Solution print : quels sont les équipements indispensables en entreprise ? > Les avantages d'un service d'impression > Comment scanner un document avec une imprimante ?
